Einverständniserklärung für Fotos bei Veranstaltungen
Eine Einverständniserklärung für Fotos bei Veranstaltungen hilft dabei, die Einwilligung von Teilnehmenden einzuholen, bevor Fotos, Videos oder Tonaufnahmen gemacht und später verwendet oder veröffentlicht werden. Sie wird häufig vor Konferenzen, Vereinsveranstaltungen, Fundraising-Events, Aufführungen und anderen Anlässen unterschrieben, bei denen Aufnahmen auf Websites, in sozialen Medien, in Newslettern, Pressemitteilungen oder Werbematerialien genutzt werden.
Diese AidaForm-Vorlage wurde für den deutschen Veranstaltungskontext erstellt und stützt sich auf Informationen der Berliner Datenschutzbeauftragten sowie auf verlässliche Praxisbeispiele wie die Hinweise von Justiz NRW zu Foto-, Ton- und Bildaufnahmen auf Veranstaltungen. Die Vorlage enthält Abschnitte für:
- Angaben zur Veranstaltung, einschließlich Name, Datum, Veranstalter und Kontakt-E-Mail
- Angaben zur teilnehmenden Person
- Einwilligung zur Aufnahme und Verwendung von Fotos, Videos oder Tonaufnahmen
- auswählbare Verwendungszwecke, zum Beispiel Website, Social Media, Newsletter, Pressearbeit oder gedruckte Materialien
- Hinweise zur Veröffentlichung im Internet und zum Widerruf der Einwilligung
- Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO, zum Beispiel Angaben zum Verantwortlichen, zur Speicherdauer und zu Betroffenenrechten
- Unterschrift der teilnehmenden Person
Bearbeiten und veröffentlichen Sie die Online-Vorlage, um Einwilligungen vor oder während einer Veranstaltung digital einzuholen. Teilen Sie das Formular per Link, binden Sie es auf Ihrer Website ein oder stellen Sie es als QR-Code am Check-in bereit. Unterschriebene Formulare werden in Ihrem AidaForm-Konto gespeichert und können bei Bedarf heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Für Offline-Einwilligungen können Sie dieselbe Vorlage auch als kostenlose PDF-Datei herunterladen.
Fotoeinwilligung bei Veranstaltungen online und als PDF nutzen
Nicht sicher, ob Sie unterschriebene Einwilligungen online, in Papierform oder in beiden Formaten einholen möchten? AidaForm bietet Ihnen beide Möglichkeiten, damit Sie das Format wählen können, das am besten zu Ihrer Veranstaltung passt.
👉 Nutzen Sie die Online-Vorlage für Fotoeinwilligungen bei Veranstaltungen, wenn Sie unterschriebene Einwilligungen ohne Ausdrucke und Papierverwaltung einholen möchten. Binden Sie das Formular auf Ihrer Veranstaltungswebsite ein, ergänzen Sie es in Ihrem Anmeldeprozess, senden Sie es per Link an Vortragende oder Teilnehmende oder stellen Sie es als QR-Code am Check-in bereit.
Teilnehmende können das Formular auf jedem Gerät ausfüllen, auswählen, wofür ihre Fotos, Videos oder Tonaufnahmen verwendet werden dürfen, und elektronisch mit Maus, Touchscreen, Touchpad oder Stylus unterschreiben. Unterschriebene Formulare werden in Ihrem AidaForm-Konto gespeichert und können bei Bedarf als PDF heruntergeladen oder ausgedruckt werden.
Wenn Sie die Online-Vorlage später bearbeiten, ändern sich bereits unterschriebene Einwilligungen nicht. Jedes unterschriebene Formular behält den genauen Wortlaut und die Auswahloptionen bei, die die teilnehmende Person zum Zeitpunkt der Unterschrift gesehen und akzeptiert hat.
👉 Nutzen Sie die druckbare PDF-Version derselben Vorlage, wenn Sie Einwilligungen persönlich am Registrierungstisch, im Backstage-Bereich, bei einem Workshop, an einem Fotostand oder bei einer kleineren Veranstaltung einholen. Das PDF-Formular eignet sich auch als Backup für Teilnehmende, die vor der Veranstaltung nicht elektronisch unterschrieben haben, oder wenn Ihre Organisation handschriftliche Unterschriften benötigt.
Häufige Fragen zur Einwilligung für Fotos bei Veranstaltungen
Was ist eine Einwilligung für Fotos bei Veranstaltungen und was sollte sie enthalten?
Eine Einwilligung für Fotos bei Veranstaltungen ist ein Dokument, mit dem Teilnehmende ihre Zustimmung zur Aufnahme und späteren Verwendung von Fotos, Videos oder Tonaufnahmen geben. Sie hilft Veranstaltern, die Einwilligung nachvollziehbar zu dokumentieren und klar festzuhalten, für welche Zwecke Aufnahmen verwendet werden dürfen.
Eine praktische Einwilligung sollte nicht nur eine allgemeine Zustimmung enthalten, sondern die wichtigsten Punkte klar erklären:
- Angaben zur Veranstaltung und zum Veranstalter: Teilnehmende sollten erkennen können, für welche Veranstaltung die Einwilligung gilt und wer für die Aufnahmen verantwortlich ist.
- Angaben zur teilnehmenden Person: Name und, falls nötig, eine Kontaktmöglichkeit helfen dabei, die Einwilligung später eindeutig zuzuordnen.
- Einwilligung zur Aufnahme: Die Erklärung sollte klar sagen, ob Fotos, Videos oder Tonaufnahmen bei der Veranstaltung gemacht werden dürfen.
- Einwilligung zur Verwendung und Veröffentlichung: Die spätere Nutzung sollte getrennt von der Aufnahme beschrieben werden, zum Beispiel Website, Social Media, Newsletter, Pressearbeit und weitere ausgewählte Zwecke.
- Auswahl der Verwendungszwecke: Ankreuzfelder geben Teilnehmenden die Möglichkeit, gezielt auszuwählen, wofür die Aufnahmen verwendet werden dürfen, statt eine pauschale Zustimmung zu allem zu geben.
- Hinweis zur Veröffentlichung im Internet: Teilnehmende sollten darauf hingewiesen werden, dass online veröffentlichte Aufnahmen weltweit abrufbar sein und von Dritten weiterverwendet werden können.
- Informationen zur Speicherung: Die Erklärung sollte beschreiben, was mit den Aufnahmen geschieht, wo und wie lange sie gespeichert werden.
- Widerruf der Einwilligung: Teilnehmende sollten wissen, dass sie ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Wenn ein Abhängigkeitsverhältnis besteht, darf ihnen durch die Nichterteilung oder einen späteren Widerruf kein Nachteil entstehen.
- Kontaktdaten des Verantwortlichen: Der Veranstalter muss eindeutig erkennbar sein, damit Teilnehmende wissen, an wen sie Fragen oder einen Widerruf richten können.
- Unterschrift: Die unterschriebene Erklärung dokumentiert, dass die teilnehmende Person die Informationen gelesen und die Einwilligung erteilt hat.
Reicht ein Foto-Hinweis bei der Veranstaltung aus?
Ein Foto-Hinweis kann sinnvoll sein, um Teilnehmende darauf aufmerksam zu machen, dass bei einer Veranstaltung fotografiert oder gefilmt wird. Er ist aber vor allem eine Information und ersetzt nicht automatisch eine dokumentierte Einwilligung.
Der Hintergrund ist einfach: Fotos und Videos von erkennbaren Personen gelten grundsätzlich als personenbezogene Daten. Wenn solche Aufnahmen gemacht, gespeichert, verwendet oder veröffentlicht werden, ist dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO erforderlich. Eine Einverständniserklärung ist eine praktische Möglichkeit, diese Einwilligung klar einzuholen und später nachvollziehbar zu dokumentieren.
Das ist besonders wichtig, wenn einzelne Personen erkennbar im Mittelpunkt stehen oder die Aufnahmen später für die Website, Social Media, Pressearbeit oder Werbung verwendet werden sollen. In solchen Fällen hält die unterschriebene Erklärung fest, dass die teilnehmende Person der Aufnahme und den ausgewählten Verwendungszwecken zugestimmt hat.
Kann eine Fotoeinwilligung widerrufen werden?
Ja. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bereits vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt dadurch grundsätzlich unberührt.
Wenn Aufnahmen bereits im Internet veröffentlicht wurden, kann der Veranstalter sie in der Regel nur dort entfernen, wo ihm dies möglich ist. Genau deshalb enthält die Vorlage auch einen Hinweis darauf, dass im Internet veröffentlichte Aufnahmen weltweit abrufbar sein und von Dritten weiterverwendet werden können.